Funktionsumfang des Essenbestellsystems system4food

Zu den Grundmodulen gehören

  • One-Klick-Bestellung: Einfachste Bestellungen der Essensgerichte vom PC oder Smartphone aus mit sofortigem Abgleich des Warenbestandes. Die Mitarbeiter haben jederzeit die Wahl des Essens, ihrer Essenszeit und -Tag, sowie den Kantinenstandort.
  • Tagesbestellungen: Übersicht der Bestellungen mit Sortierfunktionen und Storniermöglichkeit. Über ein Dropdown-Menü kann der Tag der Bestellungen (auch rückwirkend) angezeigt werden. Für Barzahler wird der Preis besonders markiert.
  • Gleiche Artikel/Essenszeit: Diese Tabelle zeigt eine Auflistung der Tagesbestellungen gruppiert nach Artikel und Essenszeit mit Anzahl der Essen.
  • Externe Bestellung: Wie zum Beispiel eine Sammelbestellung in einer Baguetterie. Hier werden die Artikel eines Lieferanten mit Einzel- und Gesamtpreisen gruppiert aufgelistet. In einer kleinen Extratabelle werden die Beilagen angezeigt.
  • Bestandsverwaltung: Damit haben Sie immer den aktuellen Bestand und die aktiven Bestellungen im Blick. Neben dem Zu- und Abbuchen einzelner Gerichte und Lieferungen in Verpackungs­einheiten, können hier auch Artikel angelegt und bearbeitet werden.
  • Einkauf: Im Einkaufsmodul werden Lieferbestellungen erfasst und bei Bedarf (über die smarte Druckfunktion) als Fax bestellt. Nach Lieferung der Ware wird diese hier einfach in den Wareneingang verschoben, dabei wird gleichzeitig die Lieferbestellung archiviert.
  • Einkaufsarchiv: Hier landen die vom Einkauf abgeschlossenen Lieferbestellungen. Sie können von hier gedruckt oder als neue Lieferbestellung in den Einkauf kopiert werden.
  • Wareneingang: Die im Einkaufsmodul abgeschlossene Lieferbestellung wird hier zum Bestand zugebucht. Dabei kann die Stückzahl noch korrigiert werden, Restmengen verbleiben somit im Wareneingang. Oder einfach bestellte Artikel hier direkt zubuchen.
  • Topseller-Liste: Welche Gerichte sind eigentlich am beliebtesten? In dieser Tabelle werden die Top 100 der meistverkauften Artikel mit aktuellem Preis aufgelistet. Über ein Dropdown können verschiedene Zeiträume ausgewählt werden.
  • Mitarbeiterberechnungen: Hier werden alle kostenpflichtigen Essensbestellungen der Mitarbeiter aufgelistet. Diese Auflistung kann dafür verwendet werden, dem Mitarbeiter die Kosten in Rechnung zu stellen, z.B in Verbindung mit seiner Gehaltsabrechnung.
  • Gästeberechnungen: Berechtigte Mitarbeiter haben die Möglichkeit Gäste einzuladen, diese Gäste können dabei auf verschiedene Kostenstellen gebucht werden.
  • Kostenstellen: Auflistung der Kostenstelle: z.B. eingeladene, aber auch barzahlende Gäste, für die von Mitarbeitern Essen bestellt wurde.
  • Teamessen: Mitarbeiter einer Abteilung können, ein von ihrem Abteilungsleiter anberaumtes Teamessen, bestellen. Teamessen werden dem Mitarbeiter nicht berechnet.
  • Kantinenabrechnung: Auflistung der tatsächlich entstandenen Kosten der Kantine (Teamessen, Gästeessen und Mitarbeiter). In der Regel zahlt die Firma die Gesamtsumme an die Kantine.
  • Interne Verrechnung der Standorte: Diese Berechnung wird erforderlich, wenn Mitarbeiter in einer Kantine, in einem anderen Buchhaltungsstandort, Essen bestellen.
  • Belastung Interne Verrechnung: Hiermit kann die Buchhaltung die Rechnung der auswärtigen Firma (Interne Verrechnung) kontrollieren.
  • Benutzerverwaltung: Benutzer anlegen und Eigenschaften bearbeiten, sowie Benutzerrechte vergeben. Zudem können die Zugangsdaten per E-Mail an den Benutzer selbst und einem voreingestellten Manager versendet werden.

Besonderheiten & Details

  • system4food besitzt eine Benutzer- und Gruppenverwaltung, damit kann genau festgelegt werden, welcher Benutzer/Benutzergruppe welche Modulfunktion/Menüpunkt sehen darf.
  • Es lassen sich mehrere Kantinen mit unterschiedlichen Standorten einrichten, dies ermöglicht zum Beispiel das Verwalten mehrerer Niederlassungen eines Unternehmens.
  • Die einzelnen Essensgerichte lassen sich in mehrere Kategorien unterteilen. Jede Kategorie kann unabhängig mit mehreren Essenszeiten und Bestellschlusszeiten konfiguriert werden.
  • Abteilungsweit kann eine Essenszeit vorausgewählt werden. Wenn z.B. alle Mitarbeiter aus der Buchhaltung grundsätzlich um 12:00 Uhr Mittag essen gehen.
  • Jede einzelne Bestellung eines Mitarbeiters wird sofort vom Warenbestand abgebucht, dabei findet ein laufender Abgleich statt.
  • Ein bestelltes Gericht pro Tag kann für eine ausgewählte Personengruppe (in der Regel Mitarbeiter), für jede Essenskategorie unterschiedlich stark subventioniert werden.
  • Die aufgerufene Essensbestellseite wird pünktlich zu jeder Bestellschlusszeit aktualisiert, sodass stets aktuelle Informationen zur Verfügung stehen.
  • Beim Ausdruck über die Druckfunktion des Browsers, werden nur die relevanten Informationen ausgedruckt. Die Navigation, sowie Kopf- und Fußbereich der Seite werden dabei ausgeblendet.
  • In allen Buchhaltungsmodulen zeigt ein Popupfenster Details, wie z.B. Essenstermin, Artikelbezeichnung, Preis und Zusatzinformationen, der einzelnen Bestellungen an.
  • Für jede Buchhaltungs-Tabelle kann eine separate CSV-Datei generiert und runtergeladen werden. Diese Datei kann dann in andere Buchhaltungsprogramme importiert werden.
  • Die Tagesbestellungen in der Kantinenverwaltung werden im Minutentakt aktualisiert, somit ist die Ansicht immer aktuell.
  • Berechtigte Mitarbeiter haben die Möglichkeit Gäste einzuladen. Diese Gäste können dabei auf verschiedene Kostenstellen, wie z.B. eingeladene oder barzahlende Gäste, gebucht werden.
  • Für Gruppen (z.B. Seminarteilnehmer) kann ein spezielles Essenbestellformular ausgedruckt werden. Dazu wird für jedes vorhandene Gericht ein Strich (für einen Namen) mit ausgedruckt.
  • Einzelne Essenkategorien können gezielt für bestimmte Wochentage freigeschaltet werden. An anderen Tagen ist das Bestellen aus dieser Kategorie dann gesperrt (z.B. Salate & Aufläufe)
  • Normalerweise werden die Artikel bestandsgeführt verwaltet. Diese Bestandsführung kann abgeschaltet werden, wenn Artikel immer vorrätig sind (z.B. Beilagensalat oder Brötchen) oder bei täglichen externen Bestellungen.
  • Für jede Essenskategorie kann eine Verkaufspreisformel hinterlegt werden. Mit Hilfe dieser Verkaufspreisformel wird ein Preisaufschlag für ein Essen berechnet.
  • Zu jedem Gericht werden die wichtigsten Nährwertangaben (z.B. kcal, Kohlenhydrate, Broteinheiten, Eiweiß und Fett) angezeigt.
  • Für jeden Mitarbeiter kann eine Mitarbeiter-Kostenstelle angegeben werden. Damit verbessern sich die Weiterverarbeitungsmöglichkeiten für die Monatsabrechnungen (bzw. CSV-Datei).
  • Mit der für Handys optimierten Darstellung können Mitarbeiter, die gerade unterwegs sind, bequem über ein internetfähiges Smartphone Essen bestellen.
  • Jedem Benutzer kann wahlweise ein Gebäude zugewiesen werden. Diese Gebäudewahl kann dann als Standort in den Tagesbestellungen angezeigt werden.
  • Tägliches, zeitgesteuertes Verschicken der Tagesbestellungen per E-Mail an externe Lieferanten und Buchhaltung. Speziell für die Anlieferung gibt's pro Gebäude eine Liste.